留學申請費退還的手續需要準備以下材料和進行以下步驟：

1. 查看退費政策：首先要查看所申請的學校或機構的退費政策，不同學校或機構的退費政策可能會有所不同。有些學校或機構可能規定申請費是不可退還的，而有些則規定在特定情況下可以退還。

2. 詢問申請費退還流程：聯系學校或機構的招生部門，咨詢申請費退還的具體流程。他們會告訴你所需準備的材料和具體步驟。

3. 準備申請費退還申請表：有些學校或機構可能需要填寫特定的申請費退還申請表格。這個表格可能在學校或機構的官方網站上提供下載，或者可以向招生部門索取。

4. 提供申請費支付證明：通常，需要提供申請費支付的相關證明，這可以是支付收據、銀行轉賬憑證、信用卡賬單或其他支付方式的憑證。

5. 提供個人身份證明：通常需要提供個人身份證明的復印件，如護照、身份證等。

6. 提交申請材料：將以上準備好的申請材料，包括申請費退還申請表、申請費支付證明和個人身份證明等，提交給學校或機構的招生部門。可以通過電子郵件、在線申請系統或郵寄等方式進行提交。

7. 跟進申請進程：一旦提交申請材料，建議保留相關文件的副本，并對申請進程進行跟進。如有需要，可以聯系招生部門咨詢退費進程。

需要注意的是，具體的退還手續和要求可能因學校、機構或國家的不同而有所差異。因此，最好在申請前仔細閱讀學校或機構的退費政策，并與招生部門進行溝通，以確保準備充分且按照正確的程序進行退款申請。